व्यापार शोको आडमा सम्मेलनहरू, पूँजीवादको प्रारम्भिक रूपहरू मध्ये एक हुन सक्छ। जबदेखि मानिसहरूले एकअर्कासँग व्यापार गर्न थालेका छन्, त्यहाँ भेला हुन, विचार आदान प्रदान गर्न र उत्पादन, सेवा वा विचारहरू प्रस्तुत गर्न नयाँ तरिकाहरू खोज्न आवश्यक छ। आजको संसारमा, अधिवेशनहरू ठूलो व्यापार हो। बाइबलका दिनहरूदेखि नै, मानिसहरूले बुझेका छन् कि उत्पादन बेच्नु भनेको राम्रो उत्पादन हुनु मात्र होइन, यसलाई राम्रो र पहुँचयोग्य तरिकामा पनि प्रस्तुत गर्नुपर्दछ। केही अधिवेशनहरू र व्यापार शोहरूको एउटा ठूलो गल्ती भनेको कोठामा भीड हुनु वा यति धेरै हल्ला गर्नु हो कि मानिसहरूले सोच्न छोड्छन्। प्रतिनिधिहरू अधिवेशनको ट्रेड शो भागमा मात्र उपस्थित हुँदैनन्, जसलाई अब प्रदर्शनी हल भनिन्छ, तर प्रायः तिनीहरूको अधिवेशन डलरलाई व्यापार यात्रालाई अर्ध-विदामा परिणत गर्ने तरिकाको रूपमा प्रयोग गर्दछ। वास्तवमा, अधिवेशनका प्रतिनिधिहरूले व्यवसायलाई रमाइलोसँग मिसाउने विचारसँगै परिवारका सदस्यहरू ल्याउनु अहिले असामान्य छैन।
यात्रा र पर्यटन उद्योग सम्मेलनहरूको परिप्रेक्ष्यमा होस्ट समुदायलाई ठूलो आर्थिक वृद्धि प्रदान गर्दछ। अधिवेशनहरूमा काम गर्ने वा उपस्थित हुनेहरूलाई होटेलदेखि इलेक्ट्रीशियनहरू, राम्रो रेस्टुरेन्टदेखि यातायातसम्म धेरै सेवाहरू चाहिन्छ। थप रूपमा, प्रदर्शकहरूलाई माल ढुवानी सेवाहरू, इन-हाउस संयोजकहरू, र सेवा कर्मचारीहरू प्रदर्शनीहरू सेट अप गर्न र ब्रेकडाउन गर्न आवश्यक पर्दछ। आजको संसारमा, अधिवेशनहरूलाई कुनै पनि चोरी हुन नदिनको लागि मात्र होइन तर अधिवेशनमा प्रदर्शन गर्ने र त्यसमा उपस्थित हुनेहरू दुवैको सुरक्षा गर्न पनि ठूलो सुरक्षा चाहिन्छ।
सम्मेलनहरू सुरक्षित गर्न र तपाईंको सम्मेलन व्यवसायबाट अधिकतम लाभ लिनको लागि, पर्यटन र थपले तपाईंलाई निम्न विचारहरू र सुझावहरू प्रदान गर्दछ:
- तपाईंको शहर/स्थान सम्मेलनको लागि उपयुक्त छ कि छैन निर्धारण गर्नुहोस्।
तपाईको स्थानलाई के विशेष बनाउँछ? तपाईंको समुदायको लागि कुन प्रकारका अधिवेशनहरूले राम्रो काम गर्नेछ? तपाईको समुदायको समाजशास्त्रसँग कस्ता प्रकारका अधिवेशनहरू मेल खाँदैनन्?
- तपाइँको प्रतिस्पर्धा को हो र यसले के प्रस्ताव गर्दछ जान्नुहोस्।
यदि तपाइँ पिच गर्दै हुनुहुन्छ कि तपाइँको स्थान केन्द्रमा स्थित छ, त्यसपछि निर्धारण गर्नुहोस् कि त्यो स्थानले के प्रस्ताव गर्दछ त्यो विशेष हो र यो कसरी अन्य स्थानहरु भन्दा फरक छ। वास्तविकता यो हो कि सबै समुदायहरू कुनै न कुनै ठाउँसँगको सम्बन्धमा केन्द्रमा अवस्थित छन्। तपाईको स्थानलाई कुन कुराले विशेष बनाउँछ? तपाईंको यातायात धमनीहरू कत्तिको राम्रो छन् र खाँचोमा परेका यात्रुहरूलाई सहयोग गर्न स्थानीय कानून प्रवर्तन कत्तिको सहयोगी छ? याद गर्नुहोस् कि लगभग हरेक सहरले दावी गर्दछ कि यसले पुरानो शैलीको आतिथ्य प्रदान गर्दछ र त्यहाँका मानिसहरू विशेष छन्। धेरै जसो बैठक योजनाकारहरूले यी कथनहरूलाई व्याख्या गर्छन् कि तपाईंको समुदायले प्रस्ताव गर्नको लागि केहि विशेष छैन।
- तपाईंको शहरले सम्हाल्न सक्ने भन्दा ठूलो (वा सानो) अधिवेशनहरू नखोज्नुहोस्।
प्राय: समुदायहरूले अधिवेशनको रसद मार्फत सोच्दैनन्। यदि तपाइँ अधिवेशनलाई आकर्षित गर्न खोज्दै हुनुहुन्छ भने, तपाइँ कुन प्रकारका होटलहरू प्रस्ताव गर्नुहुन्छ, सम्मेलन केन्द्रको कति नजिक रेस्टुरेन्टहरू छन् र सम्मेलन केन्द्रमा कस्ता सेवाहरू छन् भनेर जान्न निश्चित हुनुहोस्। उदाहरणका लागि, के तपाईंको सम्मेलन केन्द्रमा सञ्चार केन्द्र छ, के यसले सेल फोन पहुँचको अतिरिक्त भूमि टेलिफोन लाइनहरू प्रदान गर्दछ, वा प्रतिनिधिहरू र अरू दुवै पूर्ण रूपमा सेल फोनमा निर्भर हुनुपर्छ? ट्याक्सी र उबरहरूले सम्मेलन केन्द्रलाई कत्तिको राम्रोसँग सेवा गर्छन्?
- तपाईंले डेलिभर गर्न नसक्ने सम्भावित अधिवेशनको वाचा नगर्नुहोस्।
तपाईंको समुदायको लागि सम्मेलन व्यवसाय खोज्नेहरूलाई उनीहरूले वाचा गरेको कुरा वास्तविक र गर्न योग्य छ भनी सुनिश्चित गर्न सम्झाउनुहोस्। बैठक योजनाकारहरूलाई सबै राम्ररी थाहा छ कि कसरी कलाकारहरूबाट इमानदार प्रस्तावहरू अलग गर्ने। सधैं आफ्नो उत्कृष्ट खुट्टा अगाडि राख्नुहोस् र आफ्नो अनुहारमा मुस्कान राख्नुहोस्। वास्तविकता यो हो कि तपाईलाई कहिल्यै थाहा नहुन सक्छ कि तपाईलाई सम्मेलनको व्यवसायले के जित्छ (वा हराउँछ)। प्रत्येक व्यक्तिलाई यसरी व्यवहार गर्नुहोस् कि यो अधिवेशन हो जसले तपाईंको समुदायलाई बनाउँछ वा तोड्छ।
- यदि तपाइँको सम्मेलन केन्द्र सुरक्षित छिमेक भन्दा कम नजिक छ भने, स्थानीय पुलिस विभाग संग एक सुरक्षा योजना विकास गर्नुहोस्।
सम्मेलन सहरको प्रतिष्ठालाई नष्ट गर्नको लागि एउटा राम्रो प्रचारित घटना जत्तिकै कम लाग्न सक्छ। आफ्नो स्थानीय प्रहरी विभागसँग सावधानीपूर्वक काम गर्नुहोस् ताकि सुरक्षा समयमै र विनम्र रूपमा प्रदान गरियोस्। यस्तै फेसनमा, सम्मेलन केन्द्रको छिमेकको ल्यान्डस्केपिङ र वातावरणीय सौन्दर्य बढाउन सम्भव हुने सबै गर्नुहोस्। याद गर्नुहोस् कि एयरपोर्ट पहुँच र तपाईंको सम्मेलन केन्द्र वरपरको छिमेकी एक हो जसले तपाईंको आगन्तुकहरूमा सबैभन्दा ठूलो प्रभाव पार्छ।
- तपाईंको समुदायलाई सम्मेलन समुदायमा परिणत गर्न इच्छुक स्थानीय व्यवसाय, सेवा र नागरिकहरूको क्याडर विकास गर्नुहोस्।
प्रतिनिधिहरूले सम्मेलन केन्द्र छोड्दा र रेस्टुरेन्टहरू र समुदायका अन्य व्यवसायहरूलाई संरक्षण गर्दा अधिवेशनहरूले तपाईंलाई पैसा कमाउने कुरा सम्झनुहोस्। यदि तपाईंको समुदायमा कम ग्राहक सेवा छ वा केवल पर्यटन मैत्री छैन भने, तब सम्मेलनकर्ताहरूले अधिवेशनको सट्टा तपाईंको बारेमा खराब कुरा गर्नेछन्। जति धेरै प्रतिनिधिहरूले तपाईंको समुदायको आनन्द लिन्छन् उनीहरू फुर्सतका आगन्तुकहरूको रूपमा फर्कने वा आफ्नो परिवार र साथीहरूलाई, साथै योजनाकारहरूलाई भेट्न सिफारिस गर्ने सम्भावना बढी हुन्छ।
- स्थानीय व्यापारी समुदायका सदस्यहरूलाई अधिवेशनकर्ताहरूलाई निःशुल्क मारीहरू दिन प्रोत्साहन दिनुहोस्।
विशेष गरी चुनौतीपूर्ण अर्थतन्त्रमा, फ्रीबीहरू विज्ञापनको राम्रो स्रोत हुन् र स्थानीय व्यवसाय मालिकहरूलाई नयाँ र सम्भावित ग्राहकहरूसँग इन्टरफेस गर्न अनुमति दिन्छ। प्रायः शहर बाहिरकाहरूले त्यस्तो प्रतिक्रिया प्रदान गर्नेछन् जुन स्थानीयहरूले कहिल्यै दिँदैनन्। सम्मेलन प्रदर्शकहरूलाई मानिसहरूलाई तिनीहरूको बुथहरूमा आकर्षित गर्न सरल तर आकर्षक रङहरू र डिजाइनहरू प्रयोग गर्न प्रोत्साहन दिनुहोस् र यदि शोमा व्यक्तिगत छलफल आवश्यक छ भने, त्यसपछि निश्चित गर्नुहोस् कि बुथहरूमा सधैं पर्याप्त कर्मचारीहरू छन्। ग्राहक सेवाका आधारभूत नियमहरू अझ बढी आवश्यक हुन्छन् जब तपाईंको समुदायले सम्मेलन आयोजना गरिरहेको हुन्छ। यसरी तपाईंको सम्मेलन केन्द्र लागत प्रभावकारी बनाउनुहोस्। उदाहरणको लागि, बैठक योजनाकारहरूले यो तथ्यलाई सम्झनेछन् कि तपाईंले नि:शुल्क टेबल सेट-अपहरू प्रदान गर्नुभयो र तपाईंले नि:शुल्क कम्प्युटर पहुँच प्रदान गर्नुभयो भने अधिवेशनकर्ताहरू खुसी हुनेछन्।
- सम्मेलन अघि, समयमा र पछि गतिविधिहरू, रेस्टुरेन्टहरू र आकर्षण सूचीहरू प्रदान गर्नुहोस्।
अधिवेशनहरू तपाईंको समुदायको प्रदर्शन गर्ने मौका हो। याद गर्नुहोस् कि ट्रेड शोमा सबैजना आगन्तुक हुन सक्छन् र भविष्यको राजस्वको लागि सम्भावित स्रोत हुन सक्छन्।
लेखक, डा. पीटर ई. टार्लो, अध्यक्ष र सह-संस्थापक हुनुहुन्छ World Tourism Network र नेतृत्व गर्दछ सुरक्षित पर्यटन कार्यक्रम।
