छुट्टीको समयमा ग्राहकहरूसँग कसरी प्रभावकारी रूपमा सञ्चार गर्ने?

एक साथीसँग उनको लेखापालसँग भएको अनुभवको बारेमा कुराकानी पछि यो बिन्दु मलाई घरमा ल्याइयो। HMRC बाट सम्बन्धित पत्र प्राप्त गरेपछि जुन त्रुटिहरूले भरिएको थियो र उनले पहिले नै गरिसकेका भुक्तानहरूको माग गरेको थियो, उनले केही धेरै आवश्यक आश्वासनको लागि आफ्नो लेखापालको मद्दत खोजिन्। लेखा फर्मसँग मासिक £ 125 प्लस VAT को स्थायी व्यवस्था भएता पनि, सहयोगको लागि उनको अनुरोध, जुलाईको मध्यमा पठाइएको, टोलीले विद्यालय छुट्टीको विश्राममा रहेको जनाउने स्वचालित जवाफको साथ भेटियो र केही दिनमा जवाफ दिनेछ। यसैबीच, उनको नियमित बिल असफल बिना आयो। "हामी यसलाई हेर्दैछौं," र त्यसपछि मौन छ, उनले एक संक्षिप्त अपडेट प्राप्त गर्नु अघि छ कार्य दिनहरू बित्यो। दुई हप्ता पछि, कुनै थप जानकारी बिना, उनले अर्को स्वचालित सन्देश प्राप्त गर्नको लागि मात्र सम्पर्क गरिन् जसमा कार्यालय अगस्ट 30 मा पुन: खुल्नेछ - छ-हप्ताको कुल प्रतिक्षा बिना रिजोलुसन। फलस्वरूप, मेरो साथी अब नयाँ लेखापालको लागि बजारमा छ।

छुट्टी हुँदा व्यापारको लागि संचार सुझावहरू

1 अग्रिम चेतावनी

यदि तपाईंले आफ्नो छुट्टी राम्रोसँग योजना बनाउनुभएको छ वा भर्खरै मात्र टाढा जाने निर्णय गर्नुभयो भने, तपाईंको टोलीलाई सकेसम्म चाँडो सूचित गर्नु महत्त्वपूर्ण छ। दुई हप्ताको बिदाको घोषणा गर्न अन्तिम क्षण सम्म पर्खनुले तपाईका सहकर्मीहरूमा अनावश्यक तनाव र बोझ राख्न सक्छ, जसले तपाईको अनुपस्थितिमा तपाईको कार्यहरू व्यवस्थापन गर्न आवश्यक पर्दछ। पर्याप्त तयारी समय संलग्न सबैका लागि आवश्यक छ, कम्तिमा पनि व्यापार निरन्तरता सुनिश्चित गर्न अतिरिक्त काम लिनेहरूका लागि।

तपाईंको प्रस्थानको कम्तिमा एक महिना अगाडि तपाईंका सहकर्मीहरूलाई सूचित गर्न सल्लाह दिइन्छ, विशेष गरी यदि तपाईंले आफ्नो संगठनमा महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्नुहुन्छ भने। कुनै पनि निरीक्षणबाट बच्नको लागि, एक सहज संक्रमण सुनिश्चित गर्न र कुनै पनि अप्रत्याशित आश्चर्यहरू रोक्न मद्दत गर्दै, तपाइँको छुट्टीको हप्ता र दिनहरूमा तपाइँको टोली अपडेट गर्न रिमाइन्डरहरू सेट गर्नुहोस्।

2 प्रतिनिधि कार्य र कार्यहरू

सुनिश्चित गर्नुहोस् कि प्रत्येक विवरण सावधानीपूर्वक कभर गरिएको छ। कुनै पनि परिदृश्य, दायित्व, वा सम्भावित समस्या उत्पन्न हुन सक्ने को लागी व्यापक तयारी गर्नुहोस्। सहकर्मीहरू छनोट गर्न पहल गर्नुहोस्, तिनीहरूलाई विशेष भूमिकाहरू निभाउन निर्देशन दिनुहोस्, र तपाईंले उनीहरूलाई सुम्पनुभएको कार्यहरूको सम्बन्धमा उनीहरूको व्यापक प्रशिक्षणमा समय खर्च गर्नुहोस्। यदि कोही तपाइँको ग्राहक अन्तरक्रिया को लागी कदम मा छ, प्रत्येक ग्राहक को अद्वितीय आवश्यकताहरु र अपेक्षाहरु को बारे मा सबै आवश्यक जानकारी संग सुसज्जित। तपाईंले नेतृत्व गरिरहनुभएको परियोजनालाई अर्को व्यक्तिले अस्थायी रूपमा व्यवस्थापन गर्नुपर्दछ, तिनीहरूलाई उत्कृष्ट उद्देश्यहरूको विस्तृत चेकलिस्ट प्रदान गर्नुहोस्।

आवश्यक फाइलहरूको स्थानहरू, विभिन्न परियोजनाहरूका लागि सम्पर्कहरू, र आपतकालिनहरू ह्यान्डल गर्नका लागि प्रक्रियाहरूको विवरण दिने एक विस्तृत गाइड बनाउनुहोस्। लक्ष्य भनेको बिदाको समयमा तपाईंको शान्तिलाई बाधा पुर्‍याउने अत्यावश्यक प्रश्नहरूको बाढीबाट बच्नु हो। सावधानी अपनाउनाले तपाईका जिम्मेवारीहरू भरपर्दो हातमा छन् भनी सुनिश्चित गर्दछ, तपाईलाई मानसिक शान्ति प्रदान गर्दछ।

३ अग्रिम सञ्चार च्यानलहरू तयार गर्नुहोस्

यदि तपाइँ छुट्टीमा हुँदा ग्राहकहरूसँग कुराकानी गर्न रोक्न सक्नुहुन्न भने, तपाइँ आवश्यक पत्रहरू र कागजातहरू कहीं पनि प्राप्त गर्न सक्नुहुन्छ भनेर सुनिश्चित गर्नुहोस्। अब त्यहाँ पनि एक छ आईफोनबाट फ्याक्स: फ्याक्स एप, जसले फ्याक्स मेसिनलाई प्रतिस्थापन गर्न सक्छ। यो अनलाइन फ्याक्सलाई स्मार्टफोनबाट स्वतन्त्र रूपमा प्रशोधन गर्न, प्राप्त गर्न र पठाउन सकिन्छ। यदि तपाइँसँग फ्याक्स एप र आईफोन छ भने, तपाइँसँग कागजातहरूसँग काम गर्न आवश्यक सबै चीजहरू छन्। यस उदाहरणको रूपमा, तपाईंले ग्राहकहरूसँग अन्य प्रकारका सञ्चारहरूसँग सञ्चार योजनालाई विचार गर्नुपर्छ।

४ काममा फर्कने योजना बनाउनुहोस्

केहि समय बिदा पछि अफिस फर्किदा प्रायः डरलाग्दो महसुस हुन सक्छ। तपाईलाई नपढिएका इमेलहरू, भ्वाइसमेलहरू, मेमोहरू, अद्यावधिकहरू, चुनौतीहरू, र तत्काल सोधपुछहरूको हिमस्खलनले स्वागत गर्ने सम्भावना छ।

तपाइँको कार्यप्रवाहमा थप सहज रूपमा फर्कनको लागि, तपाइँको ब्रेक पछि तपाइँ के पर्खिरहेको छ भनेर रणनीति बनाउनु बुद्धिमानी हो। तपाइँको अनुपस्थिति को समयमा महत्वपूर्ण घटनाहरु मा समात्न केहि टोली सदस्यहरु संग एक debrief सत्र सेटअप विचार गर्नुहोस्। सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण इमेलहरूमा फोकस गर्न आफ्नो इनबक्स व्यवस्थित गर्न प्राथमिकता दिनुहोस्। तपाईंको टोलीसँग पारदर्शी र खुला सञ्चार कायम राख्नु महत्त्वपूर्ण छ, तपाईंलाई विकासहरू र परियोजनाहरू वा जिम्मेवारीहरूमा भएका प्रगतिहरू राम्ररी बुझ्नको लागि तपाईं टाढा हुनुहुन्थ्यो।

5 अफिस बाहिर भ्वाइसमेल सेट अप गर्नुहोस्

सुनिश्चित गर्नुहोस् कि प्रत्येक आधार कभर गरिएको छ र सबै कल्पनायोग्य परिदृश्यहरू, कार्यहरू, वा संकटहरूको लागि राम्ररी तयारी गर्नुहोस्। सहकर्मीहरूसँग संलग्न हुनुहोस्, उनीहरूलाई विशेष कर्तव्यहरू प्रत्यायोजन गर्नुहोस्, र तपाईंले उनीहरूलाई सुम्पनु भएको असाइनमेन्टहरूमा व्यापक प्रशिक्षण प्रदान गर्नुहोस्। यदि कसैले तपाईंलाई ग्राहक बैठकहरूमा प्रतिनिधित्व गर्दछ भने, तिनीहरूलाई ग्राहकहरूको अद्वितीय आवश्यकता र प्राथमिकताहरूमा विस्तृत ब्रीफिंग दिनुहोस्। यदि अर्को सहकर्मीले तपाइँको अनुपस्थितिमा कुनै विशेष परियोजनाको जिम्मा लिनु पर्छ भने, तिनीहरूलाई पूरा गर्न आवश्यक पर्ने प्रत्येक कार्यको विवरण सहितको विस्तृत कार्य सूची प्रदान गर्नुहोस्।

महत्त्वपूर्ण फाइलहरूको ठेगाना, विभिन्न परियोजनाहरूका लागि सम्पर्क बिन्दुहरू, र आपतकालिनहरू ह्यान्डल गर्नका लागि प्रक्रियाहरू विस्तृत रूपमा विस्तृत गाईड बनाउनुहोस्। लक्ष्य भनेको तपाईंको समुद्र तटको आराममा बाधा पुर्‍याउने अत्यावश्यक इमेलहरूको बाढीबाट बच्नु हो। सावधानीको पक्षमा गल्ती गर्नु बुद्धिमानी हुन्छ, तपाइँ प्रस्थान गर्नु अघि तपाइँका परियोजनाहरू कुशल हातहरूमा छन् भनेर सुनिश्चित गर्नुहोस्।

निष्कर्ष

तपाइँको अनुपलब्धताको बारेमा पहिले नै ग्राहकहरूलाई सूचित गर्नु एक विवेकपूर्ण अभ्यास हो। जब म छुट्टीमा छु, उदाहरणका लागि, मेरा नियमित ग्राहकहरू पहिले नै सचेत छन् कि उनीहरूले त्यो अवधिमा कुनै पनि कोचिङ सत्रहरू अनुसूचित गर्न सक्ने छैनन्। मैले कार्यालयबाट बाहिर हुने मितिहरू निर्दिष्ट गर्दै प्राप्त सन्देशहरू स्वीकार गर्न स्वचालित इमेल प्रतिक्रिया सेटअप गरेको छु। तत्काल सोधपुछ गर्नेहरूको लागि, प्रतिक्रियामा सम्पर्क नम्बर समावेश छ। यस नम्बरमा पठाइएका सन्देशहरू मलाई सन्देश पठाइनेछ, र म 24 घण्टा भित्र जवाफ दिने वचन दिन्छु।